Como submeter despesas
Como submeter despesas
As despesas são faturas ou recibos que pagaste do teu bolso e que a cooperativa te reembolsa. Aqui tens o passo a passo completo.
Passo 1 — Acede à secção de Despesas
No menu superior clica em Despesas. Verás a lista de todas as tuas despesas e o seu estado atual.
Passo 2 — Inicia uma nova despesa
Clica em “Adicionar uma Despesa”. Abre-se uma janela a pedir o documento:
- Formatos aceites: PDF, JPEG ou PNG
- Imagens são convertidas automaticamente em PDF
Carrega o teu recibo ou fatura e a despesa é criada como Rascunho.
Passo 3 — Preenche o formulário
A despesa abre com os campos para preencheres:
Informação Geral
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Designação | Nome ou descrição da despesa (ex: “Material de escritório”) |
| Data | Data do documento |
| Tipo de Documento | Fatura, Recibo, Fatura-Recibo, Nota de Crédito, etc. |
| Id do Documento | Número do documento (ex: FT 2026/123) |
| ATCUD | Código único do documento fiscal (se existir) |
| Pedir Reembolso imediato | Assinala se precisas de ser reembolsado/a urgentemente |
Valores e Entidades
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Moeda | EUR por defeito; podes selecionar outra moeda |
| Valor Bruto | Valor total do documento |
| Total IVA | Valor do IVA incluído |
| Imposto de Selo | Se aplicável |
| Valor Líquido | Calculado automaticamente: Bruto − IVA − Imposto de Selo |
| NIF do Emissor | NIF de quem emitiu o documento |
| NIF do Receptor | NIF da cooperativa (já preenchido) |
| Centro de Custo | O teu centro de custo — começa a escrever o nome para pesquisar |
Notas
Campo livre para acrescentar informação adicional que seja relevante.
Passo 4 — Guarda ou submete
No final tens duas opções:
- Guardar como Rascunho — guarda sem submeter; podes editar mais tarde
- Guardar e Submeter para Aprovação — envia para a tesouraria rever
Enquanto a despesa está em Rascunho podes editar ou apagar. Após submeter já não é possível alterar.
Estados da despesa
graph LR
A[Rascunho] -->|Submeter| B[A aguardar aprovação]
B -->|Aprovada| C[Aprovada ✅]
B -->|Rejeitada| D[Rejeitada ❌]
B -->|Informação pedida| E[Informação pedida 💬]
E -->|Responder| B
| Estado | O que significa |
|---|---|
| Rascunho | Guardada mas não enviada — ainda podes editar |
| A aguardar aprovação | Enviada para a tesouraria rever |
| Aprovada | Aceite — o reembolso será processado |
| Rejeitada | Recusada — verifica as mensagens para perceber porquê |
| Informação pedida | A tesouraria precisa de mais informação — responde nas mensagens |
Mensagens
Em cada despesa há uma secção de Mensagens onde podes comunicar diretamente com a tesouraria — útil para esclarecer dúvidas ou responder a pedidos de informação.
Submeter várias despesas de uma vez
Se tiveres várias despesas para submeter em conjunto, usa “Adicionar Várias” para criar um lote. Isso agrupa as despesas e simplifica o processo de aprovação pela tesouraria.